4857 sayılı İş Kanunu'nun 75'inci maddesinde özlük kaydına ilişkin hükümler yer almaktadır. Bu madde kapsamında işverenler, çalıştırdıkları personele ilişkin özlük kayıtlarını tutmakla yükümlüdür. İşveren, işçiye ait belgelerin saklanmasından sorumlu olup, işçi hakkında elde edilen bilgilerin kanunen gizli tutulmasını sağlamak zorundadır. Özlük evrakları nelerdir?İşe giriş belgeleri 4857 numaralı İş Kanunu işverenin her çalışan için ayrı bir kişisel dosya oluşturmasını ve belirli belgeleri orada tutmasını şart koşmaktadır. Bu yükümlülük sadece işyeri ve iş kanununa tabi işverenler için geçerlidir. İşveren tarafından oluşturulan bu özlük dosyası sayesinde bu dosyalar gerektiğinde kurumlara veya yetkili kişilere sunulabilir.Bu dosya çalışanın bu işveren için çalıştığını resmi olarak belgelemektedir.Personel kayıtlarının tam ve eksiksiz olarak sağlanması kanun, denetim ve yasal işlemler açısından işverenlere fayda sağlamaktadır.Ayrıca personel kayıtlarının güncel tutulması gerekmektedir.İşe alım sırasında istenmesi gereken çalışma kağıtlarının yanı sıra işçi için de bilgilerin güncel tutulması gerekiyor. İşçi çalışırken, resmi yazışmalar, resmi belgeler, tutanaklar, eğitim kursları, sertifikalar gibi işçi ile ilgili birçok belge personel dosyasında tutulmalı ve gerektiğinde ibraz edilmelidir. İşe girişte istenen belgeler şu şekildedir;
İkametgâh belgesiNüfus kayıt örneğiNüfus cüzdanı fotokopisiSağlık raporuDiploma fotokopisiAdli sicil kaydıKan grubu kartı2 adet resimAskerlik durumunu gösteren belgeAile durumunu gösteren belgeSGK işe giriş bildirgesiİş sözleşmesi ya da hizmet sözleşmesiVarsa eş ya da çocuk kimlik fotokopileriDiploma fotokopisiEhliyet fotokopisi
İkametgâh belgesiNüfus kayıt örneğiNüfus cüzdanı fotokopisiSağlık raporuDiploma fotokopisiAdli sicil kaydıKan grubu kartı2 adet resimAskerlik durumunu gösteren belgeAile durumunu gösteren belgeSGK işe giriş bildirgesiİş sözleşmesi ya da hizmet sözleşmesiVarsa eş ya da çocuk kimlik fotokopileriDiploma fotokopisiEhliyet fotokopisi
- İşe giriş belgeleri dışında işçinin özlük belgelerinde saklanması gereken evraklar da şu şekildedir;